Comment réserver un hôtel pour un séminaire ?

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Pour organiser un séminaire, il faut prendre en compte le couchage des participants et donc trouver l’hôtel permettant de loger tout le monde. Un séminaire est en général suivi par de nombreuses personnes et il est préférable que tout le monde loge dans le même hôtel. De nombreux hôtels sont organisés pour accueillir des séminaires sur place, ainsi, d’une pierre deux coup, tout votre séminaire se déroule au même endroit.. Comment réserver un hôtel pour un séminaire, mode d’emploi :

 

1.Quelques conseils pour réserver un hôtel pour un séminaire :

  • Choisissez votre hôtel en fonction du nombre de participants prévus au séminaire, et qui possède l’infrastructure pour que le séminaire se déroule sur place : salle de réunion, projecteur, etc...

  • Evidemment il n’est pas facile de trouver des hôtels avec de nombreuses chambres disponibles en cas de gros séminaires. Pour une réservation en ligne, prenez toujours largement les devants et faites vos recherches longtemps à l’avance.

  • Prenez bien en compte les chambres doubles, simples, voire triples ou quadruples et les gens qui peuvent dormir ensemble durant le séminaire pour maximiser les chambres.

  • Faites un listing complet des participants à votre séminaire, avec le nombre de chambres voulues pour chaque catégories.

  • Etablissez un budget pour cadrer vos recherches, et ne pas dépasser vos limites budgétaires dans le cadre du séminaire.

  • Notez bien toutes les demandes spéciales afin de les transmettre à l’hôtelier concernant votre séminaire. Conditions d’accueil, matériel, chambres, etc, etc...

  • Choisissez bien votre hôtel en fonction de sa capacité.

  • Même si vous réservez en ligne, il est toujours préférable de traiter directement avec l’hôtelier afin de tout mettre en place par rapport aux spécificités du séminaire.

  • Visez plutôt les hôtels de chaîne hôtelière, équipés de façon standard et en général possédant le nécessaire à l'organisation d’un séminaire.

  • Prenez en compte les capacités d’accueil en réunion et conférence de votr hôtel.

  • Optez pour un hôtel qui sera facilement accessible à une majorité de participants. Dans le cas d’un hôtel plus éloignés et moins facilement accessibles, pensez à proposer des options de transport pour les participants.

  • Le cadre d’un séminaire est important pour faire passer le bon message.

 

2.Réserver un hôtel pour un séminaire sur une plateforme de réservation en ligne

  • Les sites de type Bedouk.fr permettent de rechercher spécifiquement des hôtels dans le cadre d’un événement/séminaire/conférence à organiser. Le site possède un moteur de recherche et une base de données adaptés.

  • Rendez-vous sur le site Bedouk.fr. Dans le moteur de recherche, vous pouvez opter pour un nombre de clients participant au séminaire, ainsi que la région de France où vous souhaitez organiser votre événement.

  • Vous pouvez donc réserver sur Bedouk. Chaque hôtel possède une fiche descriptive complète avec toutes les infos nécessaires sur l’organisation du séminaire, les spécificités d’accueil, les salles de réunions, les services, etc..

  • Le site vous donne également les coordonnées des établissements hôteliers.

  • Bedouk vous permet de sélectionner plusieurs établissements afin de recevoir un devis comparatif concernant les prix et les offres des divers hôtels. Un outil qui facilite grandement la recherche et le processus de sélection.

  • Créez un compte sur le site lors de votre première demande d’infos, vous recevrez rapidement un retour pour l’organisation de votre séminaire.

 

3.Réserver pour un séminaire auprès d’un groupe hôtelier

  • Accor Hotel, Mercure, Best Western… les grands groupes hôteliers et les grands labels possèdent un service pro qui peuvent aider à trouver le bon établissement pour votre séminaire. Ciblez la chaîne qui vous intéresse ou contactez plusieurs groupes afin de choisir l’hôtel capable de vous offrir le meilleur tarif séminaire.

  • Vous trouverez facilement en ligne le service pro des grandes chaînes hôtelières de votre choix. Faites une recherche sur internet ou tournez vous vers une chaîne hôtelière de votre choix.

  • Vous pouvez faire une demande en ligne ou prendre contact directement avec le service pro. Les délais de réponse sont habituellement courts.

  • Des solutions adaptées aux séminaires vous seront proposées. N’hésitez pas à discuter et à prendre en compte toutes les exigences de votre événement.

  • En échangeant directement vous trouverez les solutions adéquates pour tous les besoins du séminaire.

  • Définissez le nombre de participants, le nombre de chambres à réserver, le nombre de personnes par chambre. Tous les participants ne logeront peut être pas dans le même hôtel selon les modalités de votre événement. Un hôtel à grosse capacité est préférable pour le côté pratique et la flexibilité, c’est pourquoi les hôtels de chaîne de bon standing font d’excellents hôtels pour l’organisation de séminaires.

  • Des tarifs préférentiels peuvent être appliqués aux groupes et séminaires. N’hésitez pas à négocier et choisir l’hôtel le plus intéressant pour son rapport qualité-prix.

  • L’avantage des groupes hôteliers sont leur grande capacité d’accueil, contrairement à des hôtels plus petits. Le matériel, la taille des salles de réunion, les salles de conférence, etc, offrent plus de possibilités pour l'organisation du séminaire.

 

4.Réserver pour un séminaire en direct avec un hôtel

  • Beaucoup d’hôtels indépendants offrent la possibilité d’organiser un séminaire. Il peut s’agir d’un grand hôtel parisien, d’un bel hôtel de campagne spécialisé dans l’accueil d’événement, d’un hôtel fonctionnel en province habitué aux réceptions et groupes, etc...

  • La grande majorité des hôtels sont dotés d’un site internet. En vous y prenant en avance, un hôtel à bonne capacité sera sans doute ravi d’accueillir un séminaire et de voir plusieurs chambres réservées d’un coup.

  • Faites la recherche de votre hôtel sur votre moteur de recherche pour retrouver le site. Si vous n’avez pas d’idée précise sur votre hôtel, faites une recherche hôtel séminaire + votre destination, pour dégoter des sites d’hôtel.

  • Une fois trouvé le site web de votre hôtel, prenez contact le plus tôt possible avec l’hôtel afin de vérifier les disponibilités pour vos dates et tout votre séminaire.

  • Vous pouvez contacter directement l’hôtel par téléphone afin de vous renseigner sur les disponibilités. Vous pouvez également faire une demande d’informations par mail via un formulaire de contact présent sur la plupart de sites hôteliers. Soyez précis sur les infos concernant le séminaire et les chambres.

  • Certains hôtels proposent une grille de tarifs et un calendrier des disponibilités, très pratique pour choisir ses dates lorsque l’on est flexible. Faites attention aux conditions d’annulation.

  • Les hôtels ont tout intérêt aux réservations en direct qui leur évitent les commissions à reverser aux plateformes de réservation d’hôtels.

  • Consultez bien les détails des prestations de la chambre et les équipements pour le séminaire proposés afin de savoir où vous mettez les pieds. Au besoin, si vous êtes libre de vous déplacer, rendez visite directement à l’hôtel pour voir l’établissement avant de réserver.

  • Mettez vous bien d’accord avec l’hôtel sur le prix des chambres, la somme totale, les conditions de paiement, prépaiement à l’avance, paiement sur place, avance, etc…

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